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Ai fini dell’acceso, la P.A. è tenuta a conservare gli atti o reperirli presso altre amministrazioni

Il tema dell’accesso agli atti, nel nostro Paese, è vissuto come argomento di conflitto tra cittadini e pubblica amministrazione, sia per la ingiustificata frenesia di introdurlo, senza un vero coordinamento, né risorse (negli altri Paesi, per l’attuazione a regime dello stesso processo, si sono previsti diversi anni), sia per la prescrizione di norme “generiche” che trasferiscono alle pubbliche amministrazioni ogni onere interpretativo, nonché le conseguenze che ne derivano. In aggiunta a ciò, da non trascurare, la “fragilità organizzativa” delle pubbliche amministrazioni che si presentano attrezzate sul fronte delle questioni di facciata (in omaggio alle pressioni aziendaliste) e molto meno su quelle di sostanza, compresa l’organizzazione e l’effettivo funzionamento.

Ed è proprio l’uso dell’accesso, inteso come strumento di “controllo diffuso” che fa emergere (come è giusto che sia) le maggiori criticità. Sia perché l’uso non è sempre finalizzato all’interesse pubblico della conoscenza, sia perché rivela una diffusa “cattiva amministrazione”.

La sentenza che prendiamo in esame affronta il caso di una istanza di accesso agli atti a cui viene opposto il diniego con la motivazione di non essere più in possesso degli atti richiesti, in quanto trasmessi ad altra amministrazione.

Da questo caso scaturisce l’affermazione per la quale la pubblica amministrazione ha l’obbligo di mantenere copia degli atti che trasmette, nonché di riconoscere il diritto di accesso a quegli atti, laddove abbia ricevuta richiesta da parte di soggetti interessati. E’ questa la conclusione a cui perviene il Consiglio di Stato con la sentenza n. 5020/2017 a seguito di un ricorso presentato da un’impresa a cui viene negato l’accesso ad atti che, a giudizio dell’ente che riceve l’istanza, non si trovano più nella disponibilità di quest’ultimo, essendo stati trasmessi ad altra amministrazione, per il seguito di competenza.

Il giudice di prima istanza, pur ritenendo sussistente l’interesse concreto, diretto e personale del ricorrente a conoscere gli atti e i documenti richiesti, tuttavia, ha ritenuto che, pur ritenendo “singolare” la condotta amministrativa per cui l’Amministrazione non disponga materialmente della documentazione, non sia, tuttavia, spazio logico prima ancora che giuridico per ordinare la produzione di documenti non più disponibili ed ha conseguentemente rigettato il ricorso.

I giudici del Consiglio di Stato, di contro, osservano che la circostanza della materiale indisponibilità dell’atto è preclusiva dell’accoglimento della domanda di accesso unicamente nell’ipotesi nella quale la competenza, e la relativa disponibilità dei documenti oggetto dell’istanza di accesso, sia stata trasferita ad altro ente successivamente alla formazione degli atti, mentre la mancanza di un trasferimento di competenze ed il difetto di una cessione dei documenti ad altra autorità impongono di ritenere tenuta all’ostensione l’amministrazione che ha formato gli atti, senza che possa attribuirsi alcuna rilevanza alla sopravvenuta indisponibilità degli stessi.

Peraltro, nel caso di specie si tratta di atti formati dalla stessa Amministrazione e successivamente trasmessi all’altro Ente. La circostanza della acclarata materiale indisponibilità della documentazione, dunque, non esclude la legittimazione passiva rispetto alla domanda di accesso, e non può valere a trasferire sull’istante l’onere di presentare ulteriore domanda all’altro Ente, presso il quale gli atti richiesti “dovrebbero trovarsi”.

Santo Fabiano





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