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Document Management System

Data: 18 set 2012

Con il termine Document Management System (DMS) si intende una soluzione software che consente ad una organizzazione di gestire l’insieme delle attività che accompagnano fin dalla sua origine ogni documento aziendale al fine di costruire un archivio all’interno del quale raccogliere, classificare ogni informazione che potrebbe essere di valore e proteggerla contro le possibilità di perdita. E' essenziale che il DMS consenta la possibilità di operazioni massive di creazione, memorizzazione, reperimento, modifica di documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La esigenza di dotarsi di un DMS viene spesso menzionata in riferimento alle strategie di Knowledge Management (KM) che una organizzazione più darsi.
Esiste un largo numero di proposte commerciali riguardanti i DMS; le funzionalità essenziali possono essere considerate quelle qui di seguito elencate:

  • vi è una focalizzazione sulla gestione dei documenti, anche se il sistema è in grado di trattare altre informazioni digitali come immagini, file video, ecc.
  • ogni documento deve essere autoconsistente (possibilità di contestualizzare le informazioni contenute in modo da determinare il suo valore d’uso 1 );
  • si concentra principalmente sulla memorizzazione, sull'archiviazione e sulla gestione del ciclo di vita del documento, inclusa la sua eventuale soppressione;
  • comprende sistemi di gestione del workflow per integrare la gestione dei processi lavorativi con la gestione dei documenti;
  • consente di archiviare e visualizzare i documenti nel loro formato nativo (non limitato a file MS-Office prodotti, ma includendo molteplici formati diversi);
  • garantisce restrizioni all'accesso di cartelle e documenti regolato da specifiche permission.

1 Descrizione di chi lo ha prodotto, con quali finalità, chi lo ha rivisto, approvato, ecc.




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